Wraz z wejściem w życie ustawy o ochronie sygnalistów, organizacje zatrudniające powyżej 50 osób będą musiały podjąć szereg kroków, aby zapewnić zgodność z nowymi regulacjami. Nowa ustawa nakłada na przedsiębiorstwa obowiązek stworzenia i wdrożenia wewnętrznych procedur zgłaszania naruszeń prawa oraz ochrony sygnalistów. Jakie kroki powinny podjąć firmy, aby spełniać te wymogi?

Ustalenie Wewnętrznej Procedury Zgłaszania Naruszeń

Pierwszym krokiem, jaki muszą podjąć firmy, jest ustalenie wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa. Zgodnie z ustawą, firmy są zobowiązane do przeprowadzenia konsultacji z zakładową organizacją związkową lub przedstawicielami pracowników, jeśli w firmie nie działa związek zawodowy. Konsultacje te powinny trwać nie krócej niż pięć dni i nie dłużej niż dziesięć dni. To ważny etap, który zapewnia, że procedury będą uwzględniać potrzeby i opinie pracowników.

W ramach ustalania procedury, firma musi określić jednostkę lub osobę odpowiedzialną za przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych. Procedura powinna również jasno definiować sposoby przekazywania zgłoszeń, które mogą być dokonywane ustnie, pisemnie lub elektronicznie. Ważnym elementem jest także zapewnienie działań następczych oraz przekazywanie informacji zwrotnej sygnalistom. Firma musi potwierdzić przyjęcie zgłoszenia w ciągu siedmiu dni, a także poinformować sygnalistów o możliwości zgłaszania naruszeń do Rzecznika Praw Obywatelskich lub odpowiednich organów publicznych.

Zapewnienie Poufności i Ochrony Danych

Kolejnym istotnym aspektem jest zapewnienie poufności i ochrony danych osobowych związanych ze zgłoszeniami. Ustawa wymaga, aby tożsamość sygnalistów oraz osób, których dotyczą zgłoszenia, była chroniona przed nieupoważnionym dostępem. Tylko osoby z pisemnym upoważnieniem mogą przetwarzać dane osobowe związane ze zgłoszeniami.

Firma jest zobowiązana do prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych, który obejmuje m.in. dane osobowe sygnalistów oraz informacje o podjętych działaniach. Dane te muszą być przechowywane przez okres trzech lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze.

Przeciwdziałanie Działaniom Odwetowym

Ustawa jednoznacznie zabrania podejmowania działań odwetowych wobec sygnalistów. Firmy muszą zapewnić, że osoby dokonujące zgłoszeń nie będą narażone na jakiekolwiek negatywne konsekwencje, takie jak wypowiedzenie umowy, degradacja, mobbing, czy dyskryminacja. Na firmach spoczywa obowiązek udowodnienia, że podjęte działania nie są odwetowe.

Zapewnienie Kanałów Zgłaszania

Firmy muszą również zadbać o dostępność kanałów komunikacji, które umożliwiają zgłaszanie naruszeń. Zgłoszenia mogą być dokonywane ustnie (np. telefonicznie), pisemnie (w formie papierowej lub elektronicznej). Ważne jest, aby pracownicy mieli łatwy dostęp do tych kanałów i wiedzieli, jak z nich korzystać.

Przestrzeganie Procedur i Wdrożenie Działań Następczych

Po przyjęciu zgłoszenia, firma musi podjąć odpowiednie działania następcze. Procedura powinna obejmować jednostkę odpowiedzialną za weryfikację zgłoszeń i podejmowanie działań naprawczych. Informacje zwrotne muszą być przekazywane sygnalistom w terminie nieprzekraczającym trzech miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia.

Dostosowanie Procedur do Przepisów Prawnych

Procedury zgłaszania muszą być zgodne z przepisami ustawy oraz regulacjami unijnymi dotyczącymi ochrony sygnalistów. Muszą być zrozumiałe i łatwo dostępne dla wszystkich pracowników. Firma musi regularnie przeglądać i aktualizować procedury, aby zapewnić ich zgodność z obowiązującym prawem.

Podsumowanie

Firmy zatrudniające powyżej 50 osób mają obowiązek ustanowienia wewnętrznych procedur zgłaszania naruszeń, zapewnienia ochrony danych osobowych sygnalistów, uniemożliwienia działań odwetowych, zapewnienia kanałów komunikacji dla zgłoszeń, podejmowania działań następczych w odpowiedzi na zgłoszenia oraz dostosowania procedur do przepisów prawa i informowania o nich pracowników. Przestrzeganie tych obowiązków pozwoli firmom na skuteczne zarządzanie zgłoszeniami naruszeń prawa oraz ochronę sygnalistów zgodnie z wymogami ustawy.

Wdrożenie takich procedur nie tylko zapewni zgodność z nowymi przepisami, ale także może przyczynić się do poprawy kultury organizacyjnej i zwiększenia zaufania pracowników.

Chcesz być na bieżąco?

Podaj swojego maila i otrzymuj aktualne informacje na temat przepisów