Ustawa o ochronie sygnalistów wchodzi w życie jesienią 2024 *
Ustawa o ochronie sygnalistów ma lepszemu egzekwowaniu prawa poprzez skuteczniejsze wykrywanie przypadków naruszeń, wyjaśnianie ich i reagowanie za pomocą postępowań wyjaśniających a także ma zapewnić ochronę osobom zgłaszającym. Ustawa daje możliwość aby naruszenia prawa zgłaszane były wewnętrznie, bez angażowania organów administracji państwowej czy mediów. Fakultatywna anonimowość zgłoszeń ma zachęcać sygnalistów do większej aktywności i zapewnić im ochronę przed niekorzystnymi działaniami pracodawcy.
* Ustawa została podpisana przez Prezydenta RP, okres vacatio legis to 3 miesiące
Jakie podmioty obejmuje ustawa
Ustawa dotyczy zarówno podmiotów sektora prywatnego jak i jednostek administracji publicznej:
Próg 50 pracowników nie ma zastosowania do pracodawców wykonujących działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, objętych zakresem stosowania aktów prawnych Unii Europejskiej wymienionych w części I.B i II załącznika do dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (art. 27.2.)
Co muszę zrobić, żeby być w zgodzie z ustawą?
Ustalenie wewnętrznej procedury
Art. 24 ustawy zobowiązuje firmę do ustanowienia wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa, w ramach której muszą nastąpić konsultacje z pracownikami lub związkami zawodowymi. Procedura taka określać m.in. jednostkę lub osobę odpowiedzialną za przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych, a także sposoby przekazywania zgłoszeń oraz obowiązki podjęcia działań następczych oraz przekazywanie informacji zwrotnej
Wdrożenie procedury
Zgodnie z art. 24 ust. 5 procedura wchodzi w życie 7 dni po jej ogłoszeniu pracownikom w sposób przyjęty w organizacji , a nowi pracownicy muszą być informowani o procedurze zgłoszeń na etapie rekrutacji lub negocjacji umowy (Art. 24 ust. 6).
Zapewnienie kanałów zgłaszania
Narzędzie musi korespondować z wewnętrzną procedurą, w szczególności w zależności od tego czy obejmuje ona przyjmowanie zgłoszeń anonimowych. Przyjmowanie i weryfikacja zgłoszeń musi zapewniać ochronę poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia jak również osoby, której dotyczy zgłoszenie.
Prowadzenie rejestru
Art. 29 ustawy nakłada obowiązek na podmiot prawny do prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych. Rejestr ten powinien zawierać szczegółowe informacje o każdym zgłoszeniu, zawierającym m.in. numer zgłoszenia, przedmiot naruszenia prawa, dane osobowe sygnalisty oraz inne informacje
Wyznaczenie osób
Art. 25 ustawy określa, że firma musi wyznaczyć odpowiednie osoby lub jednostki w ramach swojej struktury organizacyjnej do obsługi zgłoszeń – zarówno do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych (Art. 25 ust. 1 pkt 1) jak i odpowiedzialnej za podejmowanie działań następczych, w tym weryfikację zgłoszeń, dalszą komunikację z sygnalistą oraz przekazywanie informacji zwrotnej (Art. 25 ust. 1 pkt 3). Funkcję tę może pełnić ta sama jednostka lub osoba odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń, pod warunkiem zapewnienia ich bezstronności.
Komunikacja z sygnalistami
Art. 25 i Art. 26 ustawy określają, jakie kanały komunikacji powinny być dostępne dla sygnalistów. Warto zwrócić uwagę również na fakt, że firma musi potwierdzić przyjęcie zgłoszenia w terminie 7 dni od jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu kontaktowego (Art. 25 ust. 1 pkt 5). Nie mniej istotne jest to, że firma musi przekazać sygnaliście informacje o planowanych lub podjętych działaniach następczych oraz o powodach takich działań w określonych terminach (Art. 25 ust. 1 pkt 7).
Jakie kary przewiduje ustawa?
Kary za działania odwetowe wobec sygnalistów
Art. 14-16 ustawy przewidują sankcje związane z działaniami odwetowymi wobec sygnalistów:
- Odszkodowanie: Sygnalista, wobec którego podjęto działania odwetowe, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku lub prawo do zadośćuczynienia (Art. 14).
- Zakaz działań odwetowych: Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób (Art. 16 ust. 1).
- Ciężar dowodu: Pracodawca musi udowodnić, że podjęte działanie nie było działaniem odwetowym (Art. 12 ust. 3).
Kary za brak ustanowienia procedur zgłaszania naruszeń
Art. 58 ustawy określa kary za nieprzestrzeganie wymogów dotyczących procedur zgłaszania:
-
Kto, będąc odpowiedzialnym za ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych, wbrew przepisom ustawy procedury tej nie ustanawia lub ustanawia ją z istotnym naruszeniem wynikających z ustawy wymogów, podlega karze grzywny.
Kary za utrudnianie zgłaszania naruszeń
Art. 54 ustawy przewiduje kary za działania mające na celu utrudnianie zgłaszania naruszeń:
- Grzywna lub kara ograniczenia wolności: Osoby, które podejmują działania mające na celu utrudnianie lub uniemożliwianie zgłaszania naruszeń prawa, podlegają grzywnie, karze ograniczenia wolności, lub karze pozbawienia wolności (Art. 54 ust. 1).
- Zastraszanie lub represje: Stosowanie zastraszania lub represji wobec sygnalistów może skutkować grzywną lub karą pozbawienia wolności do lat 3 (Art. 54 ust. 1).
Kary za ujawnienie tożsamości sygnalisty bez zgody
Art. 55 ustawy mówi o sankcjach za naruszenie poufności danych sygnalistów:
- Grzywna, kara ograniczenia wolności lub kara pozbawienia wolności: Osoby, które bezprawnie ujawniają tożsamość sygnalisty, mogą być ukarane grzywną, karą ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat 2 (Art. 55 ust. 1).
-
Jeżeli sprawca czynu określonego w ust. 1 działa w sposób uporczywy, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3 (Art. 55 ust. 2).
