Ustawa o ochronie sygnalistów wchodzi w życie jesienią 2024

Ustawa o ochronie sygnalistów ma lepszemu egzekwowaniu prawa poprzez skuteczniejsze wykrywanie przypadków naruszeń, wyjaśnianie ich i reagowanie za pomocą postępowań wyjaśniających a także ma zapewnić ochronę osobom zgłaszającym. Ustawa daje możliwość aby naruszenia prawa zgłaszane były wewnętrznie, bez angażowania organów administracji państwowej czy mediów. Fakultatywna anonimowość zgłoszeń ma zachęcać sygnalistów do większej aktywności i zapewnić im ochronę przed niekorzystnymi działaniami pracodawcy.

Ustawa o sygnalistach

Jakie podmioty obejmuje ustawa

Ustawa dotyczy zarówno podmiotów sektora prywatnego jak i jednostek administracji publicznej:

Podmioty prawne zatrudniające ponad 50 osób

Obowiązkowo

Jednostki administracyjne gminy lub powiatu liczących powyżej 10000 mieszkańców

Obowiązkowo

Pozostałe podmioty i jednostki administracyjne

Opcjonalnie

Próg 50 pracowników nie ma zastosowania do pracodawców wykonujących działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, objętych zakresem stosowania aktów prawnych Unii Europejskiej wymienionych w części I.B i II załącznika do dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (art. 27.2.)

Entrepreneurs

Jednostki sektora publicznego.

Zgodnie z art 2 Ustawy obejmuje ona również „naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej”

Pracodawcy sektora prywatnego.

Art. 23. nakłada obowiązek ustalenia wewnętrznej procedury zgłoszeń na podmioty prawne, na rzecz których wykonuje pracę co najmniej 50 osób:

„Przepisy niniejszego rozdziału stosuje się do podmiotu prawnego, na rzecz którego według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób” (Art. 23 ust. 1)

* Ustawa mówi w Art. 23 ust. 3: „Próg, o którym mowa w ust. 1, nie ma zastosowania do podmiotu prawnego wykonującego działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, objętych zakresem stosowania aktów prawnych Unii Europejskiej wymienionych w części I.B i II załącznika do dyrektywy 2019/1937”

Professional firms

Co muszę zrobić, żeby być w zgodzie z ustawą?

Program dla sygnalistów - regulamin

Ustalenie wewnętrznej procedury

Art. 24 ustawy zobowiązuje firmę do ustanowienia wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa, w ramach której muszą nastąpić konsultacje z pracownikami lub związkami zawodowymi. Procedura taka określać m.in. jednostkę lub osobę odpowiedzialną za przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych, a także sposoby przekazywania zgłoszeń oraz obowiązki podjęcia działań następczych oraz przekazywanie informacji zwrotnej

Program dla sygnalistów - procedura

Wdrożenie procedury

Zgodnie z art. 24 ust. 5 procedura wchodzi w życie 7 dni po jej ogłoszeniu pracownikom w sposób przyjęty w organizacji , a nowi pracownicy muszą być informowani o procedurze zgłoszeń na etapie rekrutacji lub negocjacji umowy (Art. 24 ust. 6).

Program dla sygnalistów - narzędzie do zgłoszeń

Zapewnienie kanałów zgłaszania

Narzędzie musi korespondować z wewnętrzną procedurą, w szczególności w zależności od tego czy obejmuje ona przyjmowanie zgłoszeń anonimowych. Przyjmowanie i weryfikacja zgłoszeń musi zapewniać ochronę poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia jak również osoby, której dotyczy zgłoszenie.

Program dla sygnalistów - prowadzenie rejestru

Prowadzenie rejestru

Art. 29 ustawy nakłada obowiązek na podmiot prawny do prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych. Rejestr ten powinien zawierać szczegółowe informacje o każdym zgłoszeniu, zawierającym m.in. numer zgłoszenia, przedmiot naruszenia prawa, dane osobowe sygnalisty oraz inne informacje

Program dla sygnalistów - wyznaczenie osób odpowiedzialnych

Wyznaczenie osób

Art. 25 ustawy określa, że firma musi wyznaczyć odpowiednie osoby lub jednostki w ramach swojej struktury organizacyjnej do obsługi zgłoszeń – zarówno do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych (Art. 25 ust. 1 pkt 1) jak i odpowiedzialnej za podejmowanie działań następczych, w tym weryfikację zgłoszeń, dalszą komunikację z sygnalistą oraz przekazywanie informacji zwrotnej (Art. 25 ust. 1 pkt 3). Funkcję tę może pełnić ta sama jednostka lub osoba odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń, pod warunkiem zapewnienia ich bezstronności.

Program dla sygnalistów - komunikacja z sygnalistami

Komunikacja z sygnalistami

Art. 25 i Art. 26 ustawy określają, jakie kanały komunikacji powinny być dostępne dla sygnalistów. Warto zwrócić uwagę również na fakt, że firma musi potwierdzić przyjęcie zgłoszenia w terminie 7 dni od jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu kontaktowego (Art. 25 ust. 1 pkt 5). Nie mniej istotne jest to, że firma musi przekazać sygnaliście informacje o planowanych lub podjętych działaniach następczych oraz o powodach takich działań w określonych terminach (Art. 25 ust. 1 pkt 7).

Jakie kary przewiduje ustawa?

Kary za działania odwetowe wobec sygnalistów

Art. 14-16 ustawy przewidują sankcje związane z działaniami odwetowymi wobec sygnalistów:

  1. Odszkodowanie: Sygnalista, wobec którego podjęto działania odwetowe, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku (Art. 14).
  2. Zakaz działań odwetowych: Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób (Art. 16 ust. 1).
  3. Ciężar dowodu: Pracodawca musi udowodnić, że podjęte działanie nie było odwetem (Art. 12 ust. 3).

Kary za brak ustanowienia procedur zgłaszania naruszeń

Art. 54 ustawy określa kary za nieprzestrzeganie wymogów dotyczących procedur zgłaszania:

  1. Grzywna: Podmiot prawny, który nie ustanowił wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń lub nie przestrzega jej przepisów, podlega grzywnie. Może ona być nałożona zarówno na osoby fizyczne, jak i prawne (Art. 54 ust. 1 pkt 1).
  2. Kara pieniężna: Podmiot prawny może również zostać ukarany karą pieniężną w wysokości do 100 000 zł za niewłaściwe wdrożenie lub przestrzeganie procedur zgłaszania (Art. 54 ust. 1 pkt 2).

Kary za utrudnianie zgłaszania naruszeń

Art. 54 ustawy przewiduje sankcje za działania mające na celu utrudnianie zgłaszania naruszeń:

  1. Grzywna lub kara ograniczenia wolności: Osoby, które podejmują działania mające na celu utrudnianie lub uniemożliwianie zgłaszania naruszeń prawa, podlegają grzywnie lub karze ograniczenia wolności (Art. 54 ust. 1 pkt 3).
  2. Zastraszanie lub represje: Stosowanie zastraszania lub represji wobec sygnalistów może skutkować grzywną lub karą pozbawienia wolności do lat 3 (Art. 54 ust. 1 pkt 4).

Kary za ujawnienie tożsamości sygnalisty bez zgody

Art. 55 ustawy mówi o sankcjach za naruszenie poufności danych sygnalistów:

  1. Grzywna, kara ograniczenia wolności lub kara pozbawienia wolności: Osoby, które bezprawnie ujawniają tożsamość sygnalisty, mogą być ukarane grzywną, karą ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat 2 (Art. 55).